Asistente administrativo

Buscamos a un asistente administrativo responsable para llevar a cabo diferentes tareas administrativas y de oficina. Entre los deberes del asistente administrativo se incluyen proporcionar apoyo a nuestros directores y empleados, asistir en las necesidades de la oficina diarias y gestionar las actividades administrativas generales de nuestra compañía.

REQUERIMIENTOS:

• Experiencia demostrable como asistente administrativo, asistente virtual o asistente administrativo de oficina
• Conocimiento sobre sistemas y procedimientos de gestión de oficinas
• Conocimientos prácticos del equipo de oficina, como impresoras y máquinas de fax
• Dominio de MS Office (especialmente MS Excel y MS PowerPoint)
• Excelentes capacidades de gestión del tiempo y habilidad para priorizar las tareas
• Atención al detalle y capacidades para solucionar problemas
• Excelentes capacidades comunicativas escritas y verbales
• Grandes capacidades organizativas con habilidad para realizar varias tareas al mismo tiempo
• Título de educación secundaria; se valorará estar en posesión de cualificación adicional como asistente administrativo o personal de secretaría

CONDICIONES:

• Responder y pasar llamadas telefónicas
• Organizar y programar citas
• Planificar reuniones y escribir actas detalladas
• Escribir y distribuir email, notas de correspondencia, cartas, faxes y formularios
• Asistir en la preparación de informes programados de forma periódica
• Desarrollar y mantener un sistema de archivo
• Actualizar y mantener los procedimientos y políticas de oficina
• Realizar pedidos de material de oficina e investigar nuevos acuerdos y proveedores
• Mantener listas de contactos
• Realizar reservas y demás preparativos para viajes
• Preparar y conciliar los informes de gastos
• Proporcionar apoyo general a los visitantes
• Actuar de punto de contacto para clientes internos y externos
• Actuar de enlace con los asistentes administrativos ejecutivos y superiores para gestionar solicitudes y consultas de directores sénior

OBLIGACIONES:

• Gestionar solicitudes y consultas de directores sénior
• Organizar y programar citas con software de administración
• Planificar reuniones y escribir actas detalladas