**Requisition ID**: req26845**Job Title**:OFICIAL DE ADMINISTRACIÓN - BOGOTÁ**Sector**:Administrative/General Office**Employment Category**: Fixed Term**Employment Type**: Full-Time**Open to Expatriates**: No**Location**: Bogota, Colombia**RESUMEN DEL PUESTO**Reportando directamente a la Oficial Senior de Administración, él / ella brindará apoyo logístico y ayudará al trabajo administrativo del equipo de Operaciones para asegurar que la implementación del programa se lleve a cabo de manera efectiva y oportuna de conformidad con las políticas y procedimientos operativos del IRC las regulaciones del donante.**RESPONSABILIDADES**:- Responsabilidades de la administración general.- Supervisar y garantizar adecuadamente la organización de la oficina Bogotá para satisfacer las necesidades de los equipos presenciales en esta.- Coordinar con los departamentos que trabajan en conjunto en la oficina, la documentación para el pago de servicios públicos y administrativos de la organización.- Asistir a todos los departamentos en la implementación de sistemas administrativos efectivos en sus respectivos departamentos.- Gestión de instalaciones y suministros.- Supervisar el proceso de recepción, registro y seguimiento de las solicitudes de espacio, alojamiento y suministros.- Supervisar y confirmar la identificación de nuevas locaciones, según sea necesario.- Identificar y supervisar las solicitudes de reparaciones y/o suministros necesarios y remitirlas al departamento de SC para que tome medidas, cuando sea necesario.- Supervisar el mantenimiento de registros de inventario de suministros de oficina (artículos de papelería, limpieza y cocina, toners, etc.) y avisar de inmediato al departamento de SC sobre las necesidades de reabastecimiento.- Punto focal para solicitudes y para mantener registros de inventario para todos los muebles de oficina y avisar de inmediato al departamento de SC sobre necesidades adicionales.- Asegúrese de que todo el equipo de oficina esté abastecido con los suministros necesarios (tóner, papel, etc.). Referir cualquier mantenimiento requerido al Oficial de TI y al departamento de SC.- Revisar y verificar las facturas recibidas por las instalaciones (oficinas, casas de huéspedes, residencias permanentes del personal), incluidos los servicios públicos, el mantenimiento, la provisión de suministros estándar, muebles o equipos nuevos, y preparar las solicitudes de pago; realizar análisis de facturas para hacer recomendaciones sobre los enfoques de facturación más rentables; Mantenga un registro de todos los gastos.- Garantizar que las instalaciones de oficinas y alojamiento estén bien gestionadas y mantenidas.- Manejo de correspondencia y comunicaciones escritas de IRC.- Mantenimientos locativos de las instalaciones de la oficina y seguimiento de acondicionamiento estructural de los espacios físicos de la oficina, supervisar arreglos y adecuaciones de ser necesarios.**Qualifications**- Diploma en Administración o carrera afín.- Al menos 2 años de experiência en un puesto similar o equivalente en programas humanitarios o de desarrollo.- Experiência previa en el manejo de diferentes partes interesadas y/o coordinación de actividades.- Comprensión demostrada de trabajar con personas de diferentes culturas.Habilidades y competencias demostradas:Excelentes habilidades multitarea, organizadas y de seguimiento, orientadas a los plazos, buen jugador de equipo y puede trabajar bien bajo presión.- Actitud positiva y mente de excelente servicio.- Habilidad de gestión del tiempo.- Habilidad de priorización.- Buenas habilidades interpersonales y de comunicación.
