Breve descripción del puestoBuscamos a un asistente administrativo responsable para llevar a cabo diferentes tareas administrativas y de oficina. Entre los deberes del asistente administrativo se incluyen proporcionar apoyo a nuestros directores y empleados, asistir en las necesidades de la oficina diarias y gestionar las actividades administrativas generales de nuestra compañía.¿Cuáles son las funciones de un asistente administrativo?Entre las responsabilidades de un asistente administrativo se incluyen organizar viajes y reuniones, preparar informes y mantener los sistemas de archivo apropiados. El candidato ideal debería poseer excelentes capacidades comunicativas orales y escritas y ser capaz de organizar su trabajo usando herramientas como MS Excel y equipo de oficina. Si, además, tienes experiencia previa como personal de secretaría o asistente administrativo ejecutivo y estás familiarizado con nuestro sector, nos gustaría conocerte.En definitiva, el asistente administrativo que sea seleccionado debería garantizar el funcionamiento diario eficiente y correcto de nuestra oficina.ResponsabilidadesResponder y pasar llamadas telefónicasOrganizar y programar citasPlanificar reuniones y escribir actas detalladasEscribir y distribuir email, notas de correspondencia, cartas, faxes y formulariosAsistir en la preparación de informes programados de forma periódicaDesarrollar y mantener un sistema de archivoActualizar y mantener los procedimientos y políticas de oficinaRealizar pedidos de material de oficina e investigar nuevos acuerdos y proveedoresMantener listas de contactosRealizar reservas y demás preparativos para viajesPreparar y conciliar los informes de gastosProporcionar apoyo general a los visitantesActuar de punto de contacto para clientes internos y externosActuar de enlace con los asistentes administrativos ejecutivos y superiores para gestionar solicitudes y consultas de directores séniorRequisitosExperiencia demostrable como asistente administrativo, asistente virtual o asistente administrativo de oficinaConocimiento sobre sistemas y procedimientos de gestión de oficinasConocimientos prácticos del equipo de oficina, como impresoras y máquinas de faxDominio de MS Office (especialmente MS Excel y MS PowerPoint)Excelentes capacidades de gestión del tiempo y habilidad para priorizar las tareasAtención al detalle y capacidades para solucionar problemasExcelentes capacidades comunicativas escritas y verbalesGrandes capacidades organizativas con habilidad para realizar varias tareas al mismo tiempoTítulo de educación secundaria; se valorará estar en posesión de cualificación adicional como asistente administrativo o personal de secretaría
