**Organización**Heartland Alliance International (HAI)**Página Web****Puesto**Asistente Administrativa**Lugar de trabajo**1x Buenaventura 1x Tumaco**Tipo de contrato**Cubrir licencia de maternidad**Duración de contrato****Número de vacantes**2**General**Heartland Alliance International (HAI) es una entidad sin ánimo de lucro con sede principal en Chicago, EEUU. Fue creada con la misión de promover los derechos humanos y proveer servicios a comunidades que viven, en situaciones de alta vulnerabilidad, pobreza o en contextos de conflicto o violencia. HAI trabaja para proveer sistemas de apoyo y protección que sean de alta calidad y sostenibles. Los programas globales de HAI en salud pública trabajan con organizaciones locales para comprometer a las comunidades en la entrega de servicios de salud, la construcción de capacidades, el apoyo, y la movilización de la comunidad para las personas más marginadas y en mayor riesgo en el mundo. Nuestro objetivo es organizar y empoderar a las poblaciones altamente vulnerables a nível local, para que sean auto-sostenibles y aboguen por sí mismos.HAI actualmente implementa proyectos en cerca de una docena de países en América latina y el Caribe, África y el medio oriente.**Proyecto****Objetivo del Cargo**Apoyar la operación de la oficina de territorio, garantizando que los procesos administrativos se lleven a cabo de forma eficiente y siguiendo los procedimientos internos para el control la información, manejo del efectivo y planificación de gastos de proyecto.**Posición dentro de la Organización**La supervisión del cargo será ejercida por el/la Coordinador/a de la oficina de su ciudad y el/la Gerente Financiero. Las relaciones funcionales esenciales son con su equipo de trabajo del Centro (Psicólogo-Coordinador, Psicólogo, Trabajador/a Social, Trabajadores Comunitarios).El desempeño del trabajador será evaluado al final del periodo de prueba y posteriormente, semestralmente por el/la Coordinador/a de la oficina de su ciudad y el/la Gerente Financiero.**Responsabilidades a Desarrollar**Las responsabilidades del cargo se basan principalmente en estos aspectos:- Apoyo general de orden administrativo y secretarial- Tramitación de documentación financiera (documentos de apoyo, facturas, etc.) según la estructura de aprobación vigente y mantener un sistema de control interno para los gastos, asegurando que las solicitudes de pago sean procesadas y completadas.- Responsable de la caja menor de la oficina y el correcto manejo de recibos, comprobantes y efectivo.- Apoya a la Coordinadora en la planificación de reuniones y la agenda de la oficina de territorio.- Tramitar de solicitudes de viajes y anticipos y solicitudes pago por la plataforma Docusing- Gestiona la coordinación de conferencias, viajes, logística de eventos de Proyecto.- Responsable de la recepción de la oficina. Esto incluye estar pendiente de las personas que llegan y salen de las instalaciones, hacer registro de invitados y contestar llamadas, entre otros.- Coordinar los procesos administrativos para la adquisición de equipos, materiales de oficina, pago de servicios y otros (cotizaciones, cuadros comparativos, contratos).- Apoyar a los equipos programáticos y consultores en la ejecución de las actividades de proyecto.- Observar y mantener registros del proceso de adquisiciones para garantizar total transparencia.- Elaborar la lista de compra y gestionar la adquisición de productos de oficina, de aseo y consumibles.- Apoyar al equipo administrativo central en el proceso de archivo digital y físico de todos los documentos financieros y pagos llevados a cabo por la organización.- Otras actividades solicitadas por el equipo del proyecto, en el marco de sus funciones.**General**:- Participación activa en las reuniones de coordinación y planificación mensual del equipo, y reuniones de seguridad semanales;- Demás funciones o tareas que el equipo de HAI considere necesarias que correspondan al cargo desempeñado y a las capacidades del empleado.- Cumplir integralmente con los procedimientos, regulaciones, estándares de conducta y planes de seguridad de HAI, Colombia..**Otros**- Realizar de informes cuando se requiere.- Mantener la confidencialidad con cualquier información intercambiada, facilitada o creada durante y después del programa.**Perfil requerido por la posición****Educación**Bachillerato completoTecnologia en area administrativa o contable**Se requiere obligatoriamente**:- Mínimo 2 años de experiência relevante en puesto similar;- Experiência trabajando en diferentes entornos interculturales.**Se valorará positivamente**:- Ser residente ya en la zona, particularmente con población afro-colombiana;- Dominio de la lengua inglesa (escrita, hablada y entendida).- Experiência en formación y capacitación con comunidades;- Experiência previa en trabajo en el ámbito de lo
