Asistente Administrativo De Sub-Oficina

RESUMEN DE LA POSICIÓN:El/La Asistente Administrativo es el/la responsable garantizar los procesos logísticos de la oficina de la sub-oficina Urabá para garantizar la implementación de los proyectos en curso especialmente las derivadas de las acciones en el municipio de Acandí, de acuerdo con requerimientos de HIAS y/o donantes con calidad y oportunidad, basándose en lineamientos y procedimientos organizacionales.FUNCIONES PRINCIPALES: Apoyar en el control y gestión de los procesos logísticos dentro de la operación de distintos programas.Gestionar la logística para la atención a beneficiarios, actividades y eventos requeridos por el área de programas de HIAS.Garantizar el cumplimiento de los lineamientos establecidos en el manual de procesos para la adquisición de bienes y servicios de HIAS.Mantener la base de datos de proveedores actualizada en los términos definidos por HIAS.Mantener actualizado el inventario de equipos, muebles y enseres correspondientes a la oficina en la que se encuentra asignado/a.Mantener actualizado el inventario de materiales, suministros de cafetería y papelería correspondientes a la oficina en la que se encuentra asignado/a.Garantizar el adecuado proceso de entrega de materiales programáticos a los equipos del área de programas HIAS.Efectuar el proceso de recepción, verificación y entrega de todos los procesos de compra.Coordinar las reparaciones de mantenimiento de la oficina en la que se encuentra asignado/a.Administrar la correspondencia y archivo.Administrar la Caja Menor como suplente en caso de ser delegado y de acuerdo con los lineamientos establecidos en el Manual de Políticas y Procedimientos para la Caja Menor.Las demás que sean asignadas por la supervisión del contrato en el marco de las funciones asociadas al cargo.QUALIFICATIONS & REQUIREMENTS: Educación: Formación tecnológica o profesional en ciencias contables y/o administrativas.Experiencia: Experiencia comprobada en cargos de logística, compras y administración mínima de 1 año.Manejo de programas de Microsoft Office.Con énfasis en Excel.Conocimiento y experiencia para garantizar el cumplimiento documentación legal de los proveedores pertinentes a la legislación colombiana.Experiencia en trabajo con Organizaciones no Gubernamentales y con proyectos financiados por donantes internacionales.(Deseable) Tiempo de experiencia en ONG nacionales o internacionales: 1 año.(Deseable) Experiencia en contextos de emergencia humanitaria y de difícil acceso.Habilidades: Alineación con los valores de la organización: Acogimiento, Justicia, Empatía, Compañerismo, Coraje y Resiliencia.Facilidad de relacionamiento interpersonal.Capacidad organizativa Capacidad para resolver situaciones cotidianas.Capacidad para trabajar en equipo y adaptación a cambios Capacidad para múltiples tareas, enfoque de resultados, cumplimiento de metas en tiempo y priorización de entregables.Habilidad de gestión de proveedores en contextos de emergencia y de difícil acceso Capacidad de innovación y adaptabilidad Manejo óptimo de programas Microsoft Office ACLARACIÓN: Esta descripción del trabajo está destinada a describir la naturaleza general y el nivel de trabajo que se realiza.No es una lista exhaustiva de todas las responsabilidades, deberes, habilidades requeridas o ubicación permanente.La ubicación está sujeta a cambios en función de las necesidades programáticas.La flexibilidad es esencial a medida que crecemos y nos desarrollamos.El candidato exitoso debe sentirse cómodo en un entorno de trabajo acelerado y cambiante con muchos plazos cruciales.Es posible que se requiera que todos los miembros del equipo realicen tareas fuera de sus horas normales de trabajo de responsabilidades, según sea necesario.PROCESO DE CONTRATACIÓN: Estamos comprometidos con un proceso de contratación justo y respetuoso, y hacemos todo lo posible para responder a cada solicitante.Priorizamos la comunicación y la transparencia con todos los candidatos, incluso con aquellos que no están avanzando.Aquí hay una respuesta instantánea de nuestro proceso de contratación: Paso 1: ¡Envíe su solicitud!Paso 2: Pantalla del teléfono con una persona del personal de Recursos Humanos.Paso 3: Entrevista con el gerente de contratación.Paso 4: Entrevista con un panel de empleados de HIAS.Paso 5: Verificación de referencias.Paso 6: Oferta y verificación de antecedentes.Paso 7: ¡Comienza tu viaje profesional con HIAS!Nota: Algunos de nuestros procesos de contratación pueden variar, y no todos los candidatos avanzarán a cada paso.ACERCA DE NOSOTROS: Hace más de cien años, la comunidad judía fundó HIAS (originalmente la Sociedad Hebrea de Ayuda al Inmigrante) en la ciudad de Nueva York, la puerta de entrada de inmigrantes a Estados Unidos.Apoyando a los judíos que huían de la persecución y la pobreza en Europa del Este, nuestros fundadores se guiaron por las tradiciones, los textos y la historia del pueblo judío, una historia de opresión, desplazamiento y diáspora.Desde entonces, HIAS ha ayudado a generaciones de judíos que enfrentan violencia debido a quiénes eran, y HIAS sigue comprometido a ayudar a los refugiados judíos en cualquier parte del mundo.Hoy en día, nuestros clientes en HIAS provienen de diversas religiones, etnias y orígenes, al igual que nuestro personal.Aportamos nuestra experiencia, historia y valores a nuestro trabajo en los cinco continentes, asegurando que los refugiados de hoy reciban los servicios y oportunidades vitales que necesitan para prosperar.HIAS es una comunidad de aprendizaje, comprometida con la diversidad y la inclusión.Hacemos nuestro trabajo con integridad, responsabilidad, transparencia y un compromiso con los más altos estándares éticos.Buscamos empleados de diversos orígenes y experiencias de vida para unirse a nuestros equipos ubicados en los Estados Unidos y en todo el mundo.Se alienta a las personas que se identifican como BIPOC, las personas con discapacidades, las personas de la comunidad LGBTQ + y las personas con experiencias vividas de desplazamiento forzado o inmigración a que presenten su solicitud.Estamos comprometidos a construir una fuerza laboral diversa que refleje nuestra visión, misión y valores.VISION: HIAS representa un mundo en el que los refugiados encuentran bienvenida, seguridad y oportunidades.MISION: Basándose en nuestros valores e historia judíos, HIAS proporciona servicios vitales a refugiados y solicitantes de asilo en todo el mundo y aboga por sus derechos fundamentales para que puedan reconstruir sus vidas.VALUES: Welcome • Acogimiento • Hospitalité • ???????????(Hachnasat Orchim) We Welcome the Stranger Justice • Justicia • Justice • ???(Tzedek) We Pursue Justice Empathy • Empatía • Empathie • ???(Chesed) We Approach our Clients with Empathy Partnership • Compañerismo • Coopération • ??????(Chevruta) We Believe in Changing the World through Partnership Courage • Coraje • Courage • ????(Ometz) We Act with Courage to Build a Better World Resilience • Resiliencia • Résilience • ???(Ruach) We Adapt and Thrive, Continuously Demonstrating our Resilience DIVERSIDAD: HIAS está comprometido con un lugar de trabajo diverso e inclusivo.Todos los solicitantes calificados serán considerados para el empleo sin tener en cuenta la raza, el color, el origen nacional, el origen étnico, la ascendencia, el estado de ciudadanía, el credo religioso, la edad, sexo, género, orientación sexual, discapacidad física, discapacidad mental, condición médica, información genética, estado civil, pareja doméstica registrada o estado de unión civil, estado familiar, embarazo, parto, estado militar, estado de veterano protegido, orientación política u otro estado legalmente protegido.SALVAGUARDA: HIAS está comprometida con la protección de los niños, las niñas y adultos vulnerables y cualquier otra persona que reciba un daño o se encuentre en potencial daño directo o indirecto por su contacto e interacción con HIAS.No toleraremos la explotación o abuso sexual, o cualquier otra forma de acoso o negligencia hecho por nuestros colaboradores o personal asociado.Cualquier candidato que reciba una oferta laboral de HIAS deberá firmar y seguir el Código de Conducta y las políticas asociadas a la Salvaguarda.Todos los colaboradores deberán pasar por un exitoso proceso de verificación de referencias e investigación que pueden incluir hasta el historial penal.HIAS participa en el Esquema Inter-agencial de Declaración de Malas Conductas (Inter-Agency Misconduct Disclosure Scheme).En línea con este esquema, requeriremos información a los candidatos de sus empleadores anteriores acerca de acoso, abuso o explotación sexual durante el tiempo que se encontró laborando, o cualquier otro incidente que haya estado bajo investigación cuando el candidato haya dejado su empleo.Con ello, HIAS también compartirá información cuando otras organizaciones lo requieran como parte de su proceso de reclutamiento.Al enviar esta aplicación, el candidato confirma su entendimiento del procedimiento de selección.