Contrato por prestación de servicios.WWW.AIDFORAIDSCOLOMBIA.ORGcorreo zguerrero aidforaids.orgasunto Asistente administrativa financiera CaliCALLE 75B #20-170, CENTRO COMERCIAL RIO CAUCA, OFICINA 105CALI, VALLE DEL CAUCA, COLOMBIAFunciones1. RECIBIR A LOS VISITANTES Y GUIARLOS A SUS DESTINOS CORRESPONDIENTES.2. GESTIONAR TODAS LAS LLAMADAS, CORREOS ELECTRÓNICOS, CORRESPONDENCIA Y FAXES TANTO ENTRANTES COMO SALIENTES.3. REDACTAR, ARCHIVAR Y REVISAR DOCUMENTOS, TALES COMO RECIBOS, REPORTES, MEMOS, HOJAS DE CÁLCULOS Y OTROS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS.4. ARCHIVAR Y ORGANIZAR DOCUMENTOS, TANTO FÍSICOS COMO DIGITALES, INCLUYENDO CORREOS ELECTRÓNICOS, RECIBOS, REPORTES Y OTROS DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS DE CADA PROYECTO.5. ESCANEAR DOCUMENTOS FÍSICOS PARA RESPALDARLOS DE FORMA DIGITAL.6. BRINDAR ASISTENCIA REGISTRANDO INFORMACIÓN Y REALIZANDO EL MANTENIMIENTO DE LA BASE DE DATOS.7. RESPONSABLE DE ENVIAR AL COORDINADOR FINANCIERO LOS RECIBOS DE PAGO DE RENTA, SERVICIOS Y OTROS, PARA QUE SEAN PROCESADOS Y PAGADOS OPORTUNAMENTE.8. COORDINAR Y AGENDAR REUNIONES DE NEGOCIOS, ENTREVISTAS, CITAS, EVENTOS CORPORATIVOS Y OTRAS ACTIVIDADES AFINES.9. GESTIONAR EL CALENDARIO Y COORDINAR EL TRABAJO CON LAS REUNIONES DE NEGOCIOS.10.GENERAR EL ORDEN DEL DÍA PARA LAS REUNIONES CON EL OBJETIVO DE QUE SE LLEVEN A CABO DE MANERA EFICIENTE.11.RESERVAR LOS SALONES DE CONFERENCIA NECESARIOS U OTROS LOCALES.12.CONFIRMAR LA RESERVA DE SALONES O LOCALES Y COORDINAR LA COMIDA, ADEMÁS DE ENCARGARSE DE LA LOGÍSTICA DEL EVENTO CORPORATIVO.13.TOMAR NOTAS DURANTE LAS REUNIONES LABORALES, GENERAR UN RESUMEN Y DISTRIBUIRLO ENTRE LAS PERSONAS CORRESPONDIENTES.14.ENCARGARSE DE LOS PREPARATIVOS DE VIAJE DE LOS EJECUTIVOS DE LA COMPAÑÍA U ORGANIZACIÓN.15.INTERACTUAR CON BENEFICIARIOS Y TERCEROS, GESTIONAR SUS ARCHIVOS Y RESOLVER SUS RECLAMOS O ENCARGARSE DE SUS REQUERIMIENTOS DE MANERA EFICAZ.16.LLEVAR A CABO SEGUIMIENTOS Y MANTENER BUENAS RELACIONES CON LOS BENEFICIARIOS Y CON TERCEROS.17.REDACTAR Y ENTREGAR DOCUMENTOS A TERCEROS QUE SOLICITEN INFORMACIÓN SOBRE PROYECTOS Y REALIZAR EL DEBIDO SEGUIMIENTO.18.ENCARGARSE DE LA COORDINACIÓN GENERAL DE LA OFICINA Y RESOLVER CUALQUIER PROBLEMA O REQUERIMIENTO ADMINISTRATIVO Y/O FINANCIERO19.SOLICITAR Y ACORDAR LA REPARACIÓN Y MANTENIMIENTO DE LOS EQUIPOS DE OFICINA.20.SOLICITAR NUEVOS SUMINISTROS Y HACERSE CARGO DEL INVENTARIO, REEMPLAZANDO MATERIALES Y EQUIPOS CUANDO SEA NECESARIO.21.REALIZAR REPORTES DE GASTOS administrativos de la oficina compras necesarias.23.ASISTIR EN LA PREPARACIÓN DE INFORMES PROGRAMADOS DE FORMA PERIÓDICA JUNTO CON LA COORDINADORA FINANCIERA.24.ACTUALIZAR Y MANTENER LOS PROCEDIMIENTOS Y POLÍTICAS DE OFICINA.25. REALIZAR PEDIDOS DE MATERIAL DE OFICINA E INVESTIGAR NUEVOS ACUERDOS Y PROVEEDORES.26. ACTUAR DE ENLACE CON LOS COORDINADORES DE PROGRAMAS PARA GESTIONAR SOLICITUDES.27. MANEJO DE CAJA MENOR, LA CUAL SERÁ REVISADA CADA 8 DÍAS POR LA COORDINADORA FINANCIERA.28.COMPRA DE TIQUETES Y HOSPEDAJES SIGUIENDO LOS LINEAMIENTOS DE LA FUNDACIÓN.Tipo de puesto: Tiempo completoSueldo: $2.500.000 al mesPregunta(s) de postulación:- Tiene buen manejo de herramientas ofimáticas sobre todo EXCEL?- Tiene experiência certificada en Asistencia administrativa y financieraEducación:- Técnico superior universitario terminado (Obligatorio)Fecha de inicio prevista: 02/05/2024
